Im Gespräch mit Ausstellern hören wir immer wieder, dass man sich um die Zimmerorganisation selber kümmert. Eine andere oft gehörte Antwort ist, dass der Aussteller seit 20 Jahren mit dem gleichen Hotel arbeitet.

Nun, natürlich kann man das so machen! Es freut uns aber auch, wenn wir Verantwortliche anregen können, bisherige Prozesse in Frage zu stellen. Das soll nicht heissen, dass die bisherige Vorgehensweise schlecht ist, aber sie sollte keine Selbstverständlichkeit sein und immer wieder überprüft werden dürfen.

Was spricht für die Hilfe einer Agentur bei der Hotelsuche zur Messe?
Zum einen kennen die Agenturen die Situation vor Ort. Selbst wenn die Agentur nicht vor Ort ansässig ist, hat sie, wie im Fall von Micon Consulting, viele Jahre Erfahrung mit der Location und den Hotels. Viele Gäste haben der Agentur Feedback gegeben. Die Agenturen stehen auch im regelmässigen Kontakt mit den verantwortlichen im Hotel und mit guten Kontakten erreicht man bekanntlich mehr.
Zuletzt, aber nicht weniger wichtig, geht es darum, wie schnell können nur die Hotels kontaktiert werden, die auch für die Gruppe in Frage kommen? Wenn die Vorgaben z.B. lauten: 4 Sterne, max 2 KM zur Messe, gute Anbindung an öffentl. Verkehrsmittel, WLAN auf dem Zimmer, eine Hotelbar und ein Fitnessraum. Bei Micon Consulting z.B. haben wir eine Software, um Ihre Wünsche sofort zu filtern und übrig bleibt eine Liste von Hotels, die genau auf die Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ein Klick und eine Mail an diese Hotels wird generiert.
Warum also soll ein Mitarbeiter in einem Unternehmen mehrere Tage recherchieren um die Hotels herauszusuchen, während die Agentur dies in 5 Minuten macht. Weil es teurer ist? In den meisten Fällen bekommt die Agentur eine Vermittlungsprovision der Hotels, dass heißt, der Aussteller zahlt gar nichts für diesen wertvollen Service. Selbst wenn er aber ein paar hundert Euro zahlt, dann hat er sich immer noch die Arbeitszeit des eigenen Mitarbeiters gespart und bekommt ein professionell aufgearbeitetes Angebot der Agentur, normalerweise innerhalb von ein bis zwei Tagen. Ausserdem begleitet die Agentur die Buchung bis zum Ende und leistet wertvolle Arbeit.

Warum soll ein Aussteller ein Hotel wechseln, in dem er 20 Jahre zufrieden war? Soll er ja nicht unbedingt! Wenn ein Unternehmen aber 20 Jahre beim selben Lieferanten bestellt, dann schadet es doch auch nichts, wenn man sich mal ein paar Angebote einholt und sieht was andere machen. Zuverlässigkeit und gute Partnerschaft über Jahre zählen viel, aber es sollte ein Unternehmen nicht davon abhalten den Markt zu sondieren oder zu sondieren lassen.

Natürlich gibt es viele weitere Vorteile wenn man mit einer Agentur arbeitet, aber darüber berichten wir in einem gesonderten Beitrag.

Der wohlverdiente Urlaub ist da, die Vorfreude riesig und die langersehnte Entspannung wird durch ein versifftes Hotel ruiniert – und das obwohl die Unterkunft mit den offiziellen Sternen des DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) ausgezeichnet ist.

Leider sind Schimmel auf Badezimmerkacheln, Haare von vorherigen Gästen und schmutzige Bettwäsche jedoch in angeblichen Sterne-Hotels kein Einzelfall. Die ZDF-Doku „Zoom“ (Mittwoch, 22.55 Uhr) deckte auf, wie mit den Sternen geschummelt wird.

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Seit vielen Jahren unterstützt die Micon Consulting Messeausteller in Paris bei der Hotelzimmersuche. Die Erfahhrugen der letzten 10 Jahre zeigen, daß die Zusammenarbeit mit Hotels in Paris oft ein Mix aus Inkompetenz und Kriminalität ist. Da werden Buchungen verschlampt, in jeder Mail andere Forderungen und immer wieder gibt es dort Probleme mit der englischen Sprache. Doch es werden auch Zimmer storniert, angeblich weil das Hotel überbucht ist, um später fest zu stellen, daß Zimmer zu einem deutlich höherem Preis im Internet angeboten werden. Wenn man Hotelangestellte in Paris irgendwann entnervt kritisiert, dann wird eine Buchung schon mal storniert, obwohl es Verträge gibt. Kunden müssen Wochen lang auf Antworten warten und eine Entschuldigung erfolgt ohnehin fast nie. So müssen wir immer davon ausgehen, daß wir unseren Kunden nicht das bieten können, was wir eigentlich zugesichert haben. Das schafft natürlich Unzufriedenheit und ist auch nicht der Service, den wir unseren Kunden bieten wollen.

Ja, es gibt Ausnahmen, schöne Hotels, wo Gäste wie Gäste behandelt werden, wo Buchungen sehr professionell abgewickelt werden.

Insgesamt ist Paris eine der unbeliebtesten Destinationen bei uns und auch viele unserer Gäste machen Ihre Veranstaltungen in Paris nicht gerne.
Es muß sich viel ändern, vor allem aber die Einstellung zur Dienstleistung.

Auch in diesem Jahr sind wir froh, daß unsere Kunden erfolgreiche Veranstaltungen in Paris hatten, trotz aller Schwierigkeiten. Wir sind froh, daß hier für die nächste Zeit nichts geplant ist.

Die Stadt selber ist sehr schön und wir haben privat ein paar Franzosen getroffen, die sehr gastfreundlich waren. Also ist es für Privatleute nach wie vor eine tolle Reise, aber für Veranstaltungsorganisatoren eine besondere Herausforderung.